# Automação de Aprovações Regulatórias - Avantit

> Sistema de workflow crítico para compliance e aprovação de materiais promocionais.
Canonical: https://www.avantit.pt/pt/projects/automacao-aprovacoes/
Source: AvantIT — https://www.avantit.pt (Microsoft Solutions Partner, Matosinhos, Portugal)

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power-platform 2023 

# Automação de Aprovações Regulatórias

 Multinacional Farmacêutica | Saúde / Farmacêutica 

Sistema de workflow crítico para compliance e aprovação de materiais promocionais.

 
![Automação de Aprovações Regulatórias]
 Compliance regulatória garantida (INFARMED/EMA) Rastreabilidade total de versões Redução do ciclo de aprovação em 50% [Voltar aos projetos](https://www.avantit.pt/pt/projects/) 

## 📋 Visão Geral

Num setor altamente regulado, uma farmacêutica global necessitava de garantir que todos os materiais de marketing e médicos passavam por um rigoroso processo de validação antes de serem divulgados. A solução implementada digitalizou um fluxo complexo de aprovações que envolvia departamentos Médico, Legal, Compliance e Marketing.

## 🎯 O Desafio

Contexto de Negócio A aprovação de materiais promocionais era gerida via email e pastas partilhadas. O risco de utilizar uma versão desatualizada ou não aprovada de um documento era crítico, podendo resultar em multas pesadas. O processo era lento, opaco e difícil de auditar, criando frustração entre as equipas de marketing que precisavam de agilidade.

Requisitos Técnicos

 

- Fluxo Sequencial e Paralelo: Diferentes tipos de material exigem diferentes rotas de aprovadores.

- Audit Trail Imutável: Registo de “quem, quando e o quê” aprovou, impossível de alterar.

- Brand & Legal Check: Checklists obrigatórias em cada etapa.

- Arquivo Morto: Retenção de documentos por períodos legais (5+ anos).
 

## 💡 A Solução

Abordagem Estratégica Utilização do Microsoft Dataverse como base de dados relacional segura para suportar o processo, com Power Automate a gerir a máquina de estados do documento. Esta abordagem garante a robustez necessária para auditorias, superando as limitações de listas de SharePoint para cenários de compliance crítica.

Implementação Técnica A “Regulatory Approval App” permite o upload de materiais e metadados.

 

- Engine de Regras: O sistema determina automaticamente os aprovadores necessários com base na classe terapêutica e tipo de media.

- Watermarking: O sistema adiciona automaticamente carimbos de “DRAFT” ou “APPROVED” aos PDFs.

- Integração Adobe PDF Services: Para visualização e anotação segura de documentos dentro da app, sem download para desktops locais.
 

Timeline

 

- Fase 1 (Análise Regulatória): 3 semanas

- Fase 2 (Desenvolvimento Core): 5 semanas

- Fase 3 (Validação e UAT): 4 semanas

- Fase 4 (Deployment): 2 semanas
 

## 📈 Os Resultados

Métricas de Sucesso

 

- 🛡️ Risco: Zero não-conformidades em auditorias externas pós-implementação.

- ⚡ Tempo de Mercado: Materiais de campanha aprovados em metade do tempo.

- 🔍 Visibilidade: O Marketing sabe exatamente em que “secretária” o processo está parado.
 

Impacto no Negócio A ferramenta transformou o departamento de Compliance de “bloqueador” para “parceiro ágil”, garantindo a segurança jurídica da empresa sem estrangular a atividade comercial.

## 🛠️ Stack Tecnológico

 

- Dataverse: Base de dados robusta e segura.

- Power Automate: Orquestração complexa de aprovações.

- Power Apps Model-Driven: Interface focada em dados e processos para os auditores.
 

## 💬 Testemunho do Cliente

“Dormimos muito mais descansados sabendo que é impossível um material sair para o mercado sem todos os vistos obrigatórios. O sistema blindou o nosso risco.”

Head of Quality & Compliance Farmacêutica

 

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### Detalhes do Projeto

 Cliente 

Multinacional Farmacêutica

 Indústria 

Saúde / Farmacêutica

 Ano 

2023

 Tecnologias Power Automate Power Apps Dataverse Compliance 

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