O OneDrive de Quem Saiu Está em Contagem Decrescente

Se alguém saiu da sua empresa antes de julho e lhe retirou a licença, o OneDrive dessa pessoa está provavelmente já arquivado. Ninguém o consegue abrir, nem um administrador, até alguém pagar. E a partir de julho de 2027, a Microsoft pode começar a eliminá-lo.

Esta semana: o que a Microsoft mudou no armazenamento do OneDrive e do SharePoint, e a decisão de offboarding que a maioria das PME nunca tomou de forma consciente.

O que saiu (e o que vai desaparecer)

As contas OneDrive sem licença têm agora um ciclo de vida fixo. Desde julho de 2026, um OneDrive sem licença passa a só de leitura ao dia 60 e é arquivado ao dia 93. Após 365 dias cumulativos sem pagamento, pode ser eliminado. Para contas que já estavam sem licença a 1 de julho de 2026, o relógio começou nesse dia, pelo que a data mais próxima de eliminação é 1 de julho de 2027. O armazenamento em arquivo custa 0,05 dólares por GB por mês, mais 0,60 dólares por GB para reativar. Existe ainda uma opção paga, “Standard storage”, que mantém uma conta sem licença ativa durante mais tempo antes de ser arquivada. (Microsoft Learn: contas OneDrive sem licença, Message Center MC1381110)

Para uma PME: a linha importante está nas perguntas frequentes da Microsoft. Uma conta sem pagamento que chegue aos 365 dias pode ser eliminada mesmo que tenha políticas de retenção ou holds aplicados. Não conte com uma política de retenção para proteger os ficheiros de quem saiu.

O armazenamento pay-as-you-go chega ao SharePoint e ao OneDrive. O contador de consumo do SharePoint (MC1330893) atinge a disponibilidade geral entre o início e o fim de novembro de 2026, depois de a Microsoft o ter adiado face a uma data anterior. A versão para OneDrive (MC1477185) está já em pré-visualização pública, com disponibilidade geral entre o início de novembro e o início de dezembro. Ambos são opcionais e faturados através de uma subscrição Azure.

Para uma PME: útil se o armazenamento cresce de forma imprevisível, mas leia as letras pequenas. A Topedia, que testou a pré-visualização do SharePoint, relata que a política se aplica a todos os utilizadores independentemente do que selecionar, que os alertas de quota excedida desaparecem depois da adesão, e que não há limite de gastos. Configure um alerta de orçamento no Azure antes de o ativar.

Vai desaparecer: quotas de OneDrive acima de 5 TB. Os tenants que obtiveram expansões até 25 TB aprovadas pelo suporte receberam a MC1465765. Entre novembro de 2026 e fevereiro de 2027, os utilizadores acima de 5 TB passam a só de leitura até descerem abaixo desse valor. Poucas PME são afetadas, mas se recebeu o aviso, tem semanas, não meses. (Office 365 for IT Pros)

Em foco: o que acontece ao OneDrive de quem sai?

A situação. Alguém sai. A equipa de IT bloqueia o início de sessão e retira a licença no mesmo dia, porque a licença custa dinheiro. Três meses depois, a chefia precisa de um contrato que só existia no OneDrive dessa pessoa.

As opções.

• Manter a licença durante um período de transição. Simples, e a conta continua totalmente acessível. Paga um lugar completo por uma caixa de correio e um OneDrive que ninguém usa.
• Mover o conteúdo antes de retirar a licença. Os ficheiros de negócio vão para um site de SharePoint ou de Teams, ou para a chefia. Depois, deixe a conta expirar de propósito.
• Deixar arquivar e pagar o armazenamento em arquivo. Barato por GB, mas ninguém o consegue abrir até o reativar, a 0,60 dólares por GB.
• Eliminar de forma deliberada. Correto quando nada lá dentro tem valor de negócio ou legal, e não há obrigação de retenção.

Os critérios.

• Escolha mover primeiro como regra. Um OneDrive é um espaço de trabalho pessoal; os registos da empresa nunca devem depender da conta de uma só pessoa.
• Escolha manter a licença apenas para uma transição curta e com data: uma passagem de pasta, um projeto em curso, um litígio pendente.
• Escolha arquivar quando tem uma razão legal ou de conformidade para guardar tudo e espera quase nunca o abrir.
• Escolha eliminar quando o conteúdo já foi movido e nada mais precisa de ser guardado. Registe essa decisão por escrito.

O custo escondido. O nível de arquivo parece barato até alguém pedir um ficheiro. Reativar uma conta de 100 GB custa cerca de 60 dólares, e o acesso pode demorar um ou dois dias a voltar. E, assim que ativa a faturação para reativar uma conta, a taxa mensal de arquivo passa a aplicar-se a todas as contas sem licença do tenant que já passaram o dia 93, não só a essa. Multiplique por todas as pessoas que saíram desde que passou para o Microsoft 365, e o offboarding “gratuito” torna-se uma linha de custo. O custo maior é o que não se vê: a eliminação ao dia 365, sem aviso à chefia que assumia que os ficheiros ainda lá estavam.

O que faríamos. Pôr a mudança dos ficheiros na checklist de offboarding, antes de a licença ser retirada, com a chefia a confirmar que não falta nada. Depois, deixar a conta expirar, e verificar mensalmente o relatório de contas OneDrive.

Imagine um gabinete de contabilidade com 25 pessoas que retirou as licenças a três colaboradores que saíram, para poupar dinheiro. Uma auditoria de um cliente pede os papéis de trabalho, e os ficheiros estão num desses OneDrives. Recuperar o acesso custa uma licença, um dia de espera e um telefonema desconfortável. A partir daí, a checklist de offboarding ganha uma linha.

Faça esta semana

1. No centro de administração do SharePoint, vá a Relatórios, depois Contas OneDrive, e selecione Ver mais detalhes. Conte as contas sem licença e verifique a coluna “Deletion scheduled on” (eliminação agendada para).
2. Para cada uma, decida: voltar a licenciar, mover, pagar o arquivo ou eliminar. Não deixe ficar como “logo se vê”.
3. Acrescente uma linha à sua checklist de offboarding: “Mover os ficheiros de negócio para fora do OneDrive antes de retirar a licença.”

Reencaminhe isto a quem trata das saídas de colaboradores na sua empresa. Muitas vezes, essa pessoa não está no IT.