Gestão Documental Inteligente

Para a maioria das PME o SharePoint Online chega, e já está pago na licença Microsoft 365. Trata de versões, coautoria, metadados, retenção e pesquisa de texto integral, inclusive dentro de PDF. Um sistema de gestão documental dedicado justifica o custo quando existem registos regulados com fluxos formais de declaração e eliminação que o Microsoft Purview não consegue exprimir.

Metadados, para tudo o que as pessoas precisam de encontrar e não apenas de guardar. As pastas descrevem uma hierarquia e obrigam cada documento a caber nela; os metadados permitem encontrar o mesmo contrato por cliente, por ano e por estado. Na prática usamos uma estrutura de pastas pouco profunda para as permissões e metadados para a recuperação, porque as permissões são mais fáceis de raciocinar sobre pastas.

São migrados, não copiados em bloco. A parte honesta de qualquer migração é decidir o que não move: as partilhas de ficheiros costumam guardar uma fatia grande de duplicados e documentos que ninguém abre há anos. Analisamos primeiro, acordamos o que é arquivado em vez de migrado, e só depois movemos o resto preservando permissões e datas de modificação.

Sim, e a vários níveis: política de partilha do tenant, definições por site, etiquetas de confidencialidade que acompanham o ficheiro e políticas DLP que bloqueiam ou avisam perante conteúdos específicos. O erro habitual é desligar a partilha externa por completo, o que empurra as pessoas para anexos de email e retira-lhe a capacidade de ver seja o que for.

A parte SharePoint raramente é a demorada. Acordar a arquitetura de informação — que metadados, quem é dono do quê, o que vai para arquivo — é o que leva tempo, e é trabalho que só a sua organização pode fazer. Um departamento isolado mede-se em semanas; uma migração completa de file server mede-se em meses e faz-se por vagas.