Digital Workplace Ibérico para Consultora de Comunicação

📋 Visão Geral

Uma consultora de comunicação independente, resultante da integração de uma agência portuguesa com uma agência espanhola, com operação em Portugal e Espanha e cerca de 200 consultores. O grupo presta serviços de relações públicas, public affairs, digital e social media, conteúdos, eventos e influencer marketing, através de unidades distintas mas interligadas.

🎯 O Desafio

Contexto de Negócio A fusão criou uma empresa no papel, mas duas realidades operacionais na prática. As equipas portuguesas e espanholas tinham intranets diferentes, convenções de nomenclatura diferentes e nenhum sítio comum para encontrar pessoas, políticas ou informação de cliente.

Problemas Concretos

• Trabalho de cliente disperso: Briefings, press releases, copy aprovado, media lists e clipping viviam em threads de email, OneDrives pessoais e file shares antigos. Abrir uma nova conta significava recriar manualmente a mesma estrutura de pastas.
• Fricção linguística: Os consultores trabalham em português, espanhol e inglês, frequentemente na mesma conta. Uma intranet monolingue nunca teria adesão dos dois lados da fronteira.
• Risco de confidencialidade: Uma agência de comunicação serve com frequência marcas concorrentes do mesmo setor. Sem fronteiras claras entre workspaces, o grupo não conseguia demonstrar aos clientes que o material sob embargo estava devidamente contido.
• Falta de visibilidade do talento: Montar uma equipa para um pitch ibérico dependia de perguntar aos colegas, porque não havia forma de pesquisar quem tinha experiência num determinado setor, idioma ou tipo de cliente.

💡 A Solução

Abordagem Estratégica Construir uma plataforma ibérica única desde o início, e não duas intranets ligadas à posteriori. A arquitetura de informação assume que a maior parte do conteúdo é comum ao grupo e que só o que é genuinamente local — RH, benefícios, avisos legais — vive em áreas de país.

Arquitetura de Informação

• Hub corporativo comum aos dois países, com páginas multilingues em português, espanhol e inglês através das funcionalidades nativas de multilingue do SharePoint.
• Hubs por unidade de agência: RP e public affairs, digital e social, conteúdos, eventos e influencer marketing — cada disciplina mantém autonomia sob uma identidade partilhada.
• Áreas de país para a informação que efetivamente difere entre Portugal e Espanha.

Provisionamento de Workspaces de Cliente

• Template de site que define a forma padrão de qualquer conta: briefing, estratégia, press releases, assets aprovados, media lists, clipping, reporting e arquivo.
• Formulário de pedido em Power Apps, aprovado pelo account director e executado via Power Automate e PnP provisioning engine, criando site, equipa de Teams, grupos de permissões e políticas de retenção numa só operação.
• Workflow de encerramento que move o workspace para um arquivo em modo leitura quando a conta termina, em vez de o deixar ao abandono.

Web Parts SPFx Personalizadas

• News Center com segmentação por país, escritório e unidade de agência, para que um anúncio de Madrid não inunde os feeds de Lisboa.
• Media Clipping: agregação de cobertura por cliente e campanha, com metadados de meio, alcance e sentimento.
• Calendário de Campanhas: lançamentos, datas de embargo e eventos consolidados de todas as contas.
• Diretório de Pessoas e Competências: pesquisável por experiência setorial, idioma e histórico de clientes, pensado para staffing de pitches ibéricos.
• Tracker de Aprovações: todos os press releases e conteúdos pendentes de validação interna ou do cliente, num só ecrã.

Governação e Segurança

• Etiquetas de confidencialidade ao nível do workspace, com material sob embargo protegido e partilhas externas limitadas no tempo por defeito.
• Fronteiras de acesso entre contas de clientes concorrentes, com membros geridos pela equipa de conta e não por edições manuais de permissões.
• Modelo de governação publicado: quem publica o quê, em que idioma, e durante quanto tempo o material de cliente é retido.

Adoção

• Viva Connections coloca a intranet dentro do Teams e no telemóvel — essencial para consultores que passam o dia em clientes, eventos e conferências de imprensa.
• Champions nomeados nos dois países e formados no seu idioma, com lançamento faseado por unidade em vez de um switchover único.

Timeline

• Fase 1 (Arquitetura de informação e design): 5 semanas
• Fase 2 (Motor de provisionamento e templates): 5 semanas
• Fase 3 (Desenvolvimento de web parts SPFx): 7 semanas
• Fase 4 (Migração de contas e rollout faseado): 6 semanas

📈 Os Resultados

Métricas de Sucesso

• 🌍 Uma só plataforma: Consultores em Portugal e Espanha trabalham no mesmo digital workplace, no idioma que escolherem.
• ⚡ Onboarding de contas: Um workspace de cliente corretamente estruturado e protegido passa a ser criado em minutos, em vez de montado manualmente ao longo de dias.
• 🔒 Confidencialidade demonstrável: O grupo consegue mostrar aos clientes exatamente como o material sob embargo está contido.
• 🔍 Staffing informado: A pesquisa de competências transformou uma rede informal de favores num mapa pesquisável de capacidades do grupo.

Impacto no Negócio A intranet deixou de ser um mural de notícias e passou a ser a ferramenta operacional da agência. O trabalho de cliente — a matéria-prima do negócio — está num sítio governado, com rasto de aprovações e regras de retenção claras. Em pitches competitivos, a governação passou a ser argumento comercial e não apenas requisito de TI.

🛠️ Stack Tecnológico

• SharePoint Online: Páginas multilingues, arquitetura de hubs, content types.
• SPFx & PnP JS: Web parts personalizadas e provisionamento.
• Power Automate & Power Apps: Pedidos, aprovações e ciclo de vida dos workspaces.
• Microsoft Purview: Etiquetas de confidencialidade e retenção.
• Viva Connections & Microsoft Teams: Adoção em mobile e dentro do Teams.

🎓 Lições Aprendidas

• Traduzir a estrutura, não só as páginas. A adesão dependeu de as equipas espanholas encontrarem um workspace desenhado à maneira como já pensavam, e não uma tradução do modelo português.
• O provisionamento é a verdadeira intranet. A homepage é o que se mostra, mas o workspace de cliente templatizado é o que os consultores usam a toda a hora.
• A governação vende. Numa agência que serve marcas concorrentes, a confidencialidade demonstrável faz parte da proposta comercial.