O Desafio
A empresa geria a atividade comercial de 50 gestores em spreadsheets e emails dispersos. Não havia visibilidade centralizada do pipeline, as previsões de faturação eram manuais e imprecisas, e os comerciais perdiam tempo significativo em tarefas administrativas em vez de vender.
A Solução
A Avantit implementou Dynamics 365 Sales integrado nativamente com Outlook e LinkedIn Sales Navigator, permitindo aos comerciais gerir leads e oportunidades sem sair do email. Dashboards Power BI foram configurados para dar à administração visibilidade em tempo real de pipeline, previsão de faturação por região e performance individual. Fluxos Power Automate automatizam follow-ups, lembretes de atividade e notificações de oportunidades paradas.
📋 Visão Geral
Uma empresa ibérica líder em serviços profissionais com escritórios em Portugal e Espanha, com uma equipa de 50 gestores comerciais responsáveis por uma carteira de mais de 2.000 clientes ativos em múltiplos setores.
🎯 O Desafio
Contexto de Negócio A gestão comercial da empresa apresentava problemas críticos:
- Pipeline de vendas gerido em ficheiros Excel individuais, sem consolidação
- Previsões de faturação imprecisas, criadas manualmente no final de cada mês
- Comerciais perdiam 30% do tempo em tarefas administrativas (relatórios, emails internos)
- Sem integração entre email, calendário e informação de clientes
- Direção sem visibilidade sobre atividade comercial diária
Requisitos Técnicos
- Integração Nativa: Os comerciais recusavam adotar “mais uma ferramenta” — a solução tinha de viver no Outlook.
- Acesso Mobile: Equipas no terreno precisavam de acesso via smartphone a dados de clientes e pipeline.
- Dashboards Executivos: A administração queria KPIs em tempo real, não relatórios mensais.
- Automação: Eliminar tarefas repetitivas e garantir follow-up sistemático.
💡 A Solução
Abordagem Estratégica Implementação de Dynamics 365 Sales com foco na adoção dos utilizadores. Em vez de forçar uma mudança de hábitos, a solução foi desenhada para funcionar dentro das ferramentas que os comerciais já usavam — Outlook e Teams.
Implementação Técnica
- Dynamics 365 Sales + Outlook: Cada email recebido pode ser associado a um contacto/oportunidade com um clique. O contexto do CRM aparece diretamente no painel lateral do Outlook.
- LinkedIn Sales Navigator: Integração para enriquecer contactos com dados profissionais e identificar decisores nas contas-alvo.
- Power BI Dashboards: Três dashboards principais — Pipeline (funis, conversão), Performance (ranking de comerciais, atividade), e Forecast (previsão vs. realizado por região).
- Power Automate Flows: Notificação automática ao gestor quando uma oportunidade está parada há mais de 7 dias; relatório semanal enviado automaticamente à direção; lembretes de follow-up pós-proposta.
Timeline
- Fase 1 (Discovery e Análise): 3 semanas
- Fase 2 (Configuração e Integrações): 6 semanas
- Fase 3 (Dashboards Power BI): 3 semanas
- Fase 4 (Formação e Go-Live): 2 semanas
📈 Os Resultados
Métricas de Sucesso
- 📊 Pipeline: Visibilidade 100% — a direção vê cada oportunidade em cada fase, em tempo real.
- ⚡ Produtividade: Comerciais poupam 1,5 horas/dia em tarefas administrativas.
- 🎯 Conversão: Taxa de conversão lead-to-deal aumentou 35% graças a follow-ups sistemáticos.
- 📈 Forecast: Previsões de faturação com margem de erro inferior a 10%.
Impacto no Negócio A transformação digital do departamento comercial deu à administração confiança nas previsões financeiras e permitiu à equipa de vendas focar-se no que faz melhor: vender.
🛠️ Stack Tecnológico
- Dynamics 365 Sales: CRM core com gestão de pipeline e oportunidades.
- Power BI: Dashboards de vendas, performance e forecast.
- Power Automate: Automação de follow-ups e reporting.
- LinkedIn Sales Navigator: Enriquecimento de leads e social selling.
💬 Testemunho do Cliente
“Pela primeira vez, sei exatamente o que a minha equipa comercial está a trabalhar e consigo prever a faturação do trimestre com confiança. O CRM vive dentro do Outlook — os comerciais nem sentem que estão a usar ‘mais uma ferramenta’.”
Diretor Comercial Empresa Ibérica de Serviços
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