Da Encomenda à Matrícula: Um Só Lugar para Gerir Cada Veículo

📋 Visão Geral

Vender uma autocaravana ou uma caravana não é como vender um carro de stand. Cada unidade é encomendada a um fabricante europeu, transportada, desalfandegada, homologada, sujeita a ISV, preparada em oficina, vendida com extras de fábrica e locais, paga em prestações e, por fim, registada em nome do cliente. Cada passo tem os seus documentos, as suas pessoas e os seus prazos.

O nosso cliente, um dos principais retalhistas portugueses do setor, geria tudo isto com folhas de cálculo, pastas partilhadas e email. Construímos uma única aplicação, sobre o ambiente Microsoft 365 que já utilizam, que acompanha cada veículo ao longo de todo o percurso.

🎯 O Desafio

Muitos veículos, muitas passagens de testemunho Compras, financeiro, oficina, comercial e o backoffice legal guardavam cada um uma parte da verdade num ficheiro diferente. Ninguém conseguia responder depressa a perguntas simples: Onde está esta unidade? A fatura do fornecedor já foi validada? O ISV está pago e a matrícula pode ser pedida? Que margem vamos realmente ter neste negócio?

O que corria mal

• Prazos (COC, registo, fim de campanha) eram lembrados, não acompanhados.
• A margem era calculada tarde, depois de o desconto comercial já ter sido prometido.
• Alterações de equipamento após a assinatura do contrato não ficavam documentadas e geravam divergências na entrega.
• Cada novo colaborador demorava semanas a perceber que folha tinha o quê.

O que o negócio precisava

• Um registo por veículo, partilhado por todos os departamentos.
• Permissões por perfil: o financeiro vê o financeiro, a oficina vê a oficina.
• Requisitos legais portugueses e europeus incorporados no fluxo.
• Nenhuma nova plataforma para comprar, alojar ou proteger.

💡 A Solução

Abordagem estratégica Construir sobre o SharePoint Online, onde já vivem os documentos, os utilizadores e a segurança do cliente. A aplicação é uma web part SharePoint Framework (SPFx): abre dentro da intranet, autentica com a conta Microsoft 365 e guarda todos os dados em listas e bibliotecas do próprio cliente. Não há base de dados à parte, nem login adicional, nem dados fora do tenant.

Um veículo, oito fases Cada unidade avança num percurso visível: Encomendado → Em Transporte → Em Stock → Homologado → Em Negociação → Vendido → Entregue → Legalizado. A barra de estado no topo de cada ficha mostra a fase atual e a data em que cada fase foi atingida.

Tudo sobre o veículo, em separadores

• Veículo: identificação, características técnicas, equipamento de fábrica e local, preço base, campanhas e lista de divulgação (fotos, site, redes sociais).
• Financeiro: encomenda, faturação e validação do fornecedor, transporte e outros custos, e análise de custo com cálculo da margem líquida.
• Legal: alfândega e Modelo 9, COC, homologação, ISV, matrícula, DAV e registo de propriedade. A matrícula fica bloqueada no sistema enquanto o ISV não for liquidado.
• Receção: chegada, técnico, lavagem, número de motor e confirmação do equipamento face à encomenda.
• Propostas: propostas comerciais por interessado, cada uma com a sua margem.
• Venda: cliente, contrato, plano de pagamentos, retoma, financiamento, entrega, documentação ASAE para vendas a partir de 75.000 €, faturação, garantia e registo de liquidações.
• Preparação e Dossier: trabalhos de oficina, números de série, listas de verificação pré-entrega e todos os documentos num só lugar.

Margem antes e depois do negócio A análise de custo junta custo de compra, equipamento de fábrica, transporte, seguro, alfândega, ISV e preparação, e aplica descontos de campanha e comerciais. O comercial vê a margem esperada por proposta ativa. Quando o contrato é assinado, o sistema passa a mostrar o valor real.

Contratos rigorosos As alterações de equipamento depois da assinatura são registadas como adendas datadas (+ para itens acrescentados, − para retirados). O contrato mantém um histórico de versões: o que foi vendido é o que é entregue.

Cada pessoa vê o que lhe compete Cinco perfis (Administrador, Coordenador, Financeiro, Comercial, Oficina) têm acesso de leitura ou escrita por secção e por separador, geridos num ecrã de administração e sincronizados com grupos SharePoint.

Avisos que fazem o acompanhamento por si Regras de negócio geram avisos como Documento COC por receber, Preparação em oficina excede prazo, Pagamento total em falta ou Campanha termina brevemente. Fluxos Power Automate enviam notificações imediatas e diárias por email e Teams, com modelos que o próprio cliente edita.

Feita para o cliente a gerir, não para depender de nós

• 42 listas auxiliares (marcas, modelos, cores, formas de pagamento, listas de verificação de entrega e outras) editadas por administradores, sem alterações de código.
• Importação a partir de Excel para o stock existente e catálogos de opcionais, com mapeamento de colunas e pré-visualização.
• Exportação de veículos e clientes para Excel.
• Histórico de alterações integrado e ambientes de desenvolvimento e produção separados para atualizações seguras.

📈 Os Resultados

O que mudou para o cliente

• Uma única fonte de verdade: compras, financeiro, oficina, comercial e legal trabalham sobre o mesmo registo.
• Margem mais cedo: o comercial vê a rentabilidade antes de dar desconto, não depois.
• Menos prazos falhados: os avisos nascem dos dados, não da memória de alguém.
• Entregas mais limpas: versões de contrato, estado de pagamento e verificações pré-entrega são confirmados antes de entregar as chaves.
• Integração mais rápida: os novos colaboradores aprendem uma aplicação, em vez de uma pasta de folhas de cálculo.

⏱️ Trabalho Manual vs. Vehicle Manager

Estas são as tarefas do dia a dia que mudam, com base no funcionamento da aplicação.

Tarefa	Antes: folhas de cálculo, pastas, email	Com o Vehicle Manager
”Onde está esta unidade e o que falta?”	Perguntar, pesquisar em email e em vários ficheiros	Abrir a ficha. Fase, datas, documentos e avisos abertos num só ecrã
Estimar a margem de um negócio	Refeita à mão, muitas vezes depois de o desconto ser prometido	Análise de custo por veículo e por proposta, calculada com os dados da própria ficha
Prazos legais (COC, homologação, ISV, matrícula)	Lembrados ou numa lista pessoal	Acompanhados por veículo, com avisos. A matrícula fica bloqueada até o ISV estar liquidado
Alterações de equipamento após a assinatura	Cadeias de email e notas	Adendas ao contrato datadas, com histórico de versões
Verificações antes da entrega	Papel ou memória	Listas de verificação configuráveis e saldo de pagamento visível
Reporting de stock e pipeline	Compilado de vários ficheiros de cada vez	Dashboard em tempo real e exportação para Excel
Integração de um novo colaborador	Aprender que ficheiro tem o quê	Uma aplicação, com acessos ajustados ao perfil

📊 O que Diz a Investigação

Não publicamos os números do cliente. Estes são referências gerais, não resultados deste projeto:

• Tempo gasto a procurar informação. O estudo do McKinsey Global Institute de 2012, The social economy, estimou que os “interaction workers” gastam cerca de 19% do tempo a localizar informação, e considerou que melhores ferramentas poderiam aumentar a sua produtividade em 20 a 25%.
• Erros em folhas de cálculo. Em auditorias reportadas pelo Prof. Raymond Panko, 49 de 54 folhas de cálculo (91%) tinham erros. Trabalhos posteriores questionam a dimensão do problema, mas concordam que mesmo folhas cuidadas têm erros em cerca de 1% das células com fórmulas, o que importa quando uma margem ou um valor de imposto dependem delas.

Uma forma simples de dimensionar para o seu negócio. Se cada uma de 8 pessoas da equipa recuperar uma hora por semana que hoje vai em procurar, perseguir e reintroduzir dados, são cerca de 370 horas por ano (8 pessoas × 1 hora × 46 semanas). Substitua os números pelos seus.

🎯 Como Medimos Consigo

Antes da implementação acordamos uma linha de base e medimos as mesmas coisas depois de um piloto:

• Minutos para responder a “qual o estado do veículo X?”
• Tempo para produzir uma estimativa de margem de uma proposta
• Veículos com um passo legal ou de registo em atraso
• Entregas com documento em falta ou saldo por liquidar
• Horas por semana a compilar relatórios de stock e vendas

🛠️ Stack Tecnológico

• SharePoint Framework (SPFx) e React: a aplicação, a correr dentro do SharePoint Online.
• Listas e Bibliotecas SharePoint: dados e documentos, no tenant do próprio cliente.
• Power Automate: notificações imediatas e agendadas.
• Identidade Microsoft 365: início de sessão único e acesso por perfil.

🚗 Isto Aplica-se ao Seu Negócio?

O mesmo motor serve qualquer negócio que compra, prepara e vende unidades de valor elevado com muito papel pelo meio: retalhistas de autocaravanas e caravanas, concessionários de automóveis e comerciais, importadores, vendedores de barcos e maquinaria, frotas de aluguer que vendem no fim de ciclo.

Como corre em Microsoft 365, não há infraestrutura nova a comprar. Configuramos fases, documentos, perfis e passos legais ao seu processo e migramos as suas folhas de cálculo.

Quer ver com os seus próprios dados? Conheça o produto ou marque uma demonstração.