📋 Visão Geral
O INEGI, interface entre a universidade e a indústria, necessitava de uma intranet que refletisse a sua excelência em inovação. O novo portal “INEGI Inside” centralizou a comunicação interna, recursos humanos e gestão de conhecimento numa plataforma SharePoint moderna e visualmente impactante.
🎯 O Desafio
Contexto de Negócio Com centenas de colaboradores altamente qualificados, a comunicação interna do INEGI fragmentava-se entre emails, drives de rede partilhadas e portais antigos pouco utilizados. Não existia uma “conferência de imprensa” digital onde a organização pudesse alinhar a visão, partilhar sucessos de projetos e disponibilizar documentos normativos de forma governada.
Requisitos Técnicos
- Hub de Comunicação: Área nobre para notícias institucionais com segmentação de audiência.
- Gestão Documental: Repositório estruturado para normas, procedimentos e templates.
- Diretório de Pessoas: Pesquisa avançada de colaboradores por competências e departamentos.
- Design Atrativo: Interface que fugisse ao “apeto padrão” do SharePoint, respeitando o brand book do INEGI.
- Integração: Ponto de entrada único para outras aplicações internas (ERP, Gestão de Projetos).
💡 A Solução
Abordagem Estratégica A solução focou-se na experiência do colaborador. Utilizando o SharePoint Modern Experience como base, estendemos as funcionalidades nativas com componentes SPFx para garantir um design pixel-perfect sem comprometer a facilidade de edição de conteúdos pela equipa de Comunicação.
Implementação Técnica A arquitetura de informação foi redesenhada com base em “Hub Sites”, permitindo escalabilidade para departamentos futuros. Criámos Web Parts personalizadas para:
- Banner Rotativo: Notícias de destaque com impacto visual.
- Acessos Rápidos: Ícones personalizados para ferramentas externas.
- Aniversários e Admissões: Automatismo para celebrar a equipa.
- Cantina: Visualização da ementa diária (uma das funcionalidades mais pedidas).
A intranet foi integrada no Microsoft Teams através do Viva Connections, permitindo que os colaboradores acedam ao portal sem sair da sua ferramenta principal de colaboração.
Timeline
- Fase 1 (Design & UX): 3 semanas
- Fase 2 (Implementação & Customização): 4 semanas
- Fase 3 (Migração de Conteúdos): 2 semanas
- Fase 4 (Lançamento): 1 semana
📈 Os Resultados
Métricas de Sucesso
- 📢 Alcance: 85% dos colaboradores acedem à Intranet diariamente.
- 📉 Email: Redução de 30% em emails de “Todos os Colaboradores”.
- 🔍 Produtividade: Redução drástica no tempo de procura de templates e normas oficiais.
- 📱 Teams: Adoção massiva via integração Viva Connections.
Impacto no Negócio O “INEGI Inside” tornou-se o coração digital da organização. Mais do que ferramentas, a plataforma consolidou a cultura organizacional, garantindo que investigadores e equipa de suporte partilham a mesma visão e têm acesso igualitário à informação.
🛠️ Stack Tecnológico
- SharePoint Online Modern: Base da plataforma CMS.
- SPFx & React: Componentes visuais personalizados para branding rigoroso.
- Microsoft Viva Connections: Integração da Intranet no fluxo de trabalho do Teams.
- Azure AD: Fonte de verdade para o diretório de pessoas e organograma.
💬 Testemunho do Cliente
“A nova intranet transformou a forma como comunicamos. É intuitiva, bonita e fácil de gerir. Pela primeira vez, sentimos que temos um verdadeiro ponto de encontro digital que reflete a qualidade do trabalho que fazemos no INEGI.”
Direção de Comunicação INEGI
🎓 Lições Aprendidas
- Content First: O sucesso de uma intranet depende 50% da tecnologia e 50% da qualidade dos conteúdos iniciais. O acompanhamento à equipa de comunicação foi crucial.
- Pequenas Vitórias: Funcionalidades simples como a “Ementa da Cantina” ou “Aniversários” geram o tráfego inicial que depois se converte em leitura de notícias estratégicas.
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