📋 Visão Geral
Num setor altamente regulado, uma farmacêutica global necessitava de garantir que todos os materiais de marketing e médicos passavam por um rigoroso processo de validação antes de serem divulgados. A solução implementada digitalizou um fluxo complexo de aprovações que envolvia departamentos Médico, Legal, Compliance e Marketing.
🎯 O Desafio
Contexto de Negócio A aprovação de materiais promocionais era gerida via email e pastas partilhadas. O risco de utilizar uma versão desatualizada ou não aprovada de um documento era crítico, podendo resultar em multas pesadas. O processo era lento, opaco e difícil de auditar, criando frustração entre as equipas de marketing que precisavam de agilidade.
Requisitos Técnicos
- Fluxo Sequencial e Paralelo: Diferentes tipos de material exigem diferentes rotas de aprovadores.
- Audit Trail Imutável: Registo de “quem, quando e o quê” aprovou, impossível de alterar.
- Brand & Legal Check: Checklists obrigatórias em cada etapa.
- Arquivo Morto: Retenção de documentos por períodos legais (5+ anos).
💡 A Solução
Abordagem Estratégica Utilização do Microsoft Dataverse como base de dados relacional segura para suportar o processo, com Power Automate a gerir a máquina de estados do documento. Esta abordagem garante a robustez necessária para auditorias, superando as limitações de listas de SharePoint para cenários de compliance crítica.
Implementação Técnica A “Regulatory Approval App” permite o upload de materiais e metadados.
- Engine de Regras: O sistema determina automaticamente os aprovadores necessários com base na classe terapêutica e tipo de media.
- Watermarking: O sistema adiciona automaticamente carimbos de “DRAFT” ou “APPROVED” aos PDFs.
- Integração Adobe PDF Services: Para visualização e anotação segura de documentos dentro da app, sem download para desktops locais.
Timeline
- Fase 1 (Análise Regulatória): 3 semanas
- Fase 2 (Desenvolvimento Core): 5 semanas
- Fase 3 (Validação e UAT): 4 semanas
- Fase 4 (Deployment): 2 semanas
📈 Os Resultados
Métricas de Sucesso
- 🛡️ Risco: Zero não-conformidades em auditorias externas pós-implementação.
- ⚡ Tempo de Mercado: Materiais de campanha aprovados em metade do tempo.
- 🔍 Visibilidade: O Marketing sabe exatamente em que “secretária” o processo está parado.
Impacto no Negócio A ferramenta transformou o departamento de Compliance de “bloqueador” para “parceiro ágil”, garantindo a segurança jurídica da empresa sem estrangular a atividade comercial.
🛠️ Stack Tecnológico
- Dataverse: Base de dados robusta e segura.
- Power Automate: Orquestração complexa de aprovações.
- Power Apps Model-Driven: Interface focada em dados e processos para os auditores.
💬 Testemunho do Cliente
“Dormimos muito mais descansados sabendo que é impossível um material sair para o mercado sem todos os vistos obrigatórios. O sistema blindou o nosso risco.”
Head of Quality & Compliance Farmacêutica
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